Privacyverklaring
Privacy en bescherming van persoonsgegevens
Datum uitgifte: 01-09-2018
Historische Vereniging Westelijk Voorne (HVWV), gevestigd:
Duinstraat 18
3236 NK Rockanje
Postadres:
Postbus 400
3233 ZJ Oostvoorne
Privacyverklaring en privacybeleid
Wij willen leden en niet-leden van de Historische Vereniging Westelijk Voorne (hierna: HVWV) graag duidelijk en transparant informeren over het gebruik en de verwerking van (persoons)gegevens door de HVWV. Lees in deze privacyverklaring alles over de privacywetgeving en de HVWV. De werkingssfeer van deze Privacyverklaring betreft Museum De Duinhuisjes en De oude Begraafplaats Maria Rust beide te Rockanje.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van data verkregen via de contactaanvragen en de door de nieuwsbriefabonnees verstrekte persoonlijke informatie (de persoonsgegevens). Daarnaast gaat het om gegevens verkregen op basis van bezoek en gebruik van de websites van de HVWV.
Privacywetgeving (AVG/GDPR)
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet – internationaal bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR) – geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook invloed op de HVWV. Welke gevolgen heeft de wetgeving voor het gebruik van persoonsgegevens binnen onze vereniging? Wat verandert er? Wat moet u doen?
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over personen zeggen. Bijvoorbeeld: naam, adres en leeftijd. Wanneer anderen via (een combinatie van) deze gegevens u kunnen herkennen of contact kunnen zoeken, spreken we van persoonsgegevens. Daar vallen ook uw huisadres of e-mailadres onder, of uw voornaam in combinatie met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten zij daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Van wie verwerkt de HVWV-persoonsgegevens?
De HVWV verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Leden, donateurs en vrijwilligers van de HVWV;
- Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap van de HVWV of ooit een lidmaatschap hebben gehad;
- Mensen die verbonden zijn aan een bedrijf of organisatie waar de HVWV een relatie mee heeft, wil krijgen of heeft gehad;
De HVWV zal via een brief en/of een e-mailbericht alle reeds bestaande relaties op de hoogte brengen van de wettelijke regeling en toestemming vragen voor het beheren van hun persoonsgegevens binnen onze vereniging.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De organisatieonderdelen van de HVWV verwerken persoonsgegevens. Het bestuur ziet toe op de juiste naleving van het privacybeleid.
Waarvoor verwerkt de HVWV-persoonsgegevens?
Als iemand lid wil worden van de HVWV of aan de slag wil gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wil gaan, hebben wij persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen wij iemand op de juiste wijze inschrijven als lid. De door de vereniging gebruikte persoonsgegevens bestaan uit: naam, adres, woonplaats, leeftijd, geslacht, telefoonnummer, foto- en/of videomateriaal, e-mailadres en/of bankrekeningnummer. Deze gegevens zijn voor de vereniging beschikbaar na toestemming van de betrokkenen.
Als u eenmaal een lid of een relatie van de HVWV bent, dan willen wij u goed van dienst zijn. Wij gebruiken uw naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met u te onderhouden en u te informeren over zaken die bij uw lidmaatschap horen. Ook als u een vraag stelt, gebruiken wij uw gegevens om u zo goed mogelijk te kunnen helpen.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om u te informeren over een nieuwe activiteit van onze vereniging of over een besluit van het bestuur van de HVWV.
Wilt u door een bepaald organisatieonderdeel niet benaderd worden? Dan kunt u dit aangeven door een e-mail te sturen naar secretaris@hvwv.nl ; in dit e-mailbericht laat u dan weten door welk onderdeel u niet benaderd wilt worden.
Tot slot: er zijn ook praktische zaken waarvoor wij persoonsgegevens verwerken, bijvoorbeeld ter ondersteuning van de administratie van de contributie, voor statistische analyses enzovoorts.
Verwerkt de HVWV ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, zoals informatie over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met uw toestemming of als u dat ons vraagt. In het laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening.
De HVWV controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, ook daadwerkelijk niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen.
Hoe gaat de HVWV met uw persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Tenzij de archiefwet of een andere wet van toepassing is, geldt voor persoonsgegevens in een archief geen bewaartermijn.
Is de bewaartermijn van persoonsgegevens voorbij of worden de gegevens niet meer gebruikt? Dan worden de gegevens vernietigd. De HVWV kan de persoonsgegevens nog vijf jaar bewaren in een archief voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.
Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de vereniging met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een bijzondere activiteit of reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.
Wie kan er bij de persoonsgegevens?
U kunt uiteraard zelf uw persoonsgegevens laten wijzigen via het contactformulier op de HVWV-website. De verwerker zal dan de gegevens in ons bestand aanpassen.
Door contact op te nemen met het secretariaat van de vereniging kunt u altijd opvragen wat de status van uw relatie met de HVWV is en kenbaar maken wat deze volgens u moet zijn.
Daarnaast kunt u deel uitmaken van een organisatieonderdeel, bijvoorbeeld: het museum. Binnen zo’n onderdeel kan het handig zijn dat de leden elkaars adres en telefoonnummer kunnen gebruiken (tenzij u aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan prettig zijn voor het maken van onderlinge afspraken bij activiteiten van de vereniging. De gegevensbeheerder van de activiteit en/of het organisatieonderdeel, kan uw gegevens – net als uzelf – laten aanpassen.
Kunnen wij uw gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Ja, maar wij mogen dat alleen doen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als u zich inschrijft voor een evenement en daarvoor de contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als u een nieuwe functie krijgt binnen een andere verenigingsactiviteit.
De persoonsgegevens die bekend zijn bij de HVWV worden niet met externe organisaties (instanties, bedrijven etc.) gedeeld.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is de HVWV gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Door een goede instructie, beveiliging van de digitale opslag op de computer en controle op de naleving van de gemaakte afspraken met diegenen die de persoonsgegevens binnen de vereniging verwerken, zijn de wettelijke verplichtingen geborgd. De verwerkersovereenkomst maakt deel uit van bovenstaande afspraken.
De bewaartijd van de persoonsgegevens is door het bestuur van de vereniging vastgesteld op vijf jaar.
Website en privacyverklaring
Wij respecteren uw privacy als u onze website bezoekt en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verstrekt, vertrouwelijk wordt behandeld. Dit gebeurt volledig in overeenstemming met de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Zie: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg.
De HVWV verwerkt de persoonsgegevens in overeenstemming met de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Telecommunicatiewetgeving.
Hoe streven wij naar een goed contact tussen u en de HVWV?
Om het gebruik van de HVWV-website zo makkelijk mogelijk te maken, kunt u berichten sturen via het contactformulier. Denk hierbij aan een bevestiging van uw inschrijving voor een activiteit of een betalingsbevestiging. Het is niet mogelijk om u voor berichten van activiteiten uit te schrijven. De HVWV beschouwt deze berichten als noodzakelijk voor een goed contact met onze vereniging.
Voor eventuele overige berichten is het mogelijk u via een OPT-OUT-systeem in iedere e-mail af te melden voor het ontvangen van dit soort berichten. Dat wil zeggen dat u ook deze berichten automatisch van de HVWV ontvangt, maar u kunt zich – op het moment dat u dat wilt – wel kunt afmelden voor het ontvangen van deze berichten.
De gegevens die wij ontvangen, worden slechts gebruikt voor het doel waarvoor deze verstrekt zijn. Gegevens worden als vertrouwelijk beschouwd en niet aan derden verstrekt, tenzij wij wettelijk hiertoe worden verplicht.
Hoe gaat de HVWV om met surfgedrag en statistieken?
Op onze website worden algemene bezoekersgegevens bijgehouden. Wij registreren het IP-adres van uw computer, eventueel de gebruikersnaam en het tijdstip van bezoek. Deze gegevens gebruiken wij voor het analyseren van surfgedrag en eventueel het verbeteren van onze website.
Onze website en onze administratie hebben niet de intentie om gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij de HVWV daarvoor toestemming heeft van ouders of voogd. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan om ervoor te zorgen dat zij op de hoogte zijn van de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder toestemming persoonsgegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via secretaris@hvwv.nl , dan verwijderen wij deze informatie.
Wat zijn cookies?
De website www.hvwv.nl maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een internetpagina op een pc, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst. Deze cookies worden gebruikt om de websites van de HVWV beter te laten functioneren en het websitebezoek te volgen, zodat de HVWV kan nagaan hoeveel mensen de website in een bepaalde periode hebben bezocht. De HVWV gebruikt deze data alleen in de vorm van totaaloptellingen (geaggregeerd) en kan via deze informatie geen individu of afzonderlijke pc achterhalen. Hieronder vindt u een lijst van cookies die geplaatst worden door de HVWV-website en hun functionaliteit.
Cookies kunnen uw computer of de bestanden die op uw computer staan, niet beschadigen.
Wat zijn standaardcookies?
Deze worden alleen geplaatst indien u zelf toestemming geeft.
Naast onderstaande cookies zijn er nog andere onderdelen die een cookie kunnen opleveren. De website van de HVWV maakt gebruik van plug-ins (invoegtoepassingen) voor sociale media zoals Facebook, Instagram, Twitter en LinkedIn. Deze sociale media gebruiken cookies om de inhoud van plug-ins aan te passen of om te analyseren op welke sites hun gebruikers actief zijn en hoe hun diensten presteren.
Wat doet Google Analytics voor de HVWV?
Google Analytics is een service voor webanalyse die wordt aangeboden door Google Inc. Via deze cookies krijgt de HVWV-inzage in het bezoek op de website. Denk aan bezoekersaantallen, populaire pagina’s en onderwerpen. Op deze manier kan de HVWV de communicatie beter afstemmen op de behoeften van de websitebezoekers. De HVWV kan niet zien wie (welke pc) haar website bezoekt. Google kan dit als aanbieder van deze dienst wel.
Wat doet Facebook met cookies?
Indien u ingelogd bent bij Facebook, kan Facebook via de HVWV-cookies op uw pc plaatsen die nodig zijn voor het liken van berichten en het updaten van uw status. Deze cookies worden alleen geplaatst als u tijdens een bezoek aan de HVWV-website bent ingelogd op Facebook en hiervoor toestemming geeft.
Wat doet Twitter met cookies?
De HVWV plaatst Twitter-cookies op uw pc om het (re)tweeten van artikelen mogelijk te maken. Deze worden alleen geplaatst als u tijdens een bezoek aan de HVWV-website bent ingelogd op Twitter en hiervoor toestemming geeft.
Kunt u cookies weigeren?
U kunt zelf beslissen of u cookies wilt accepteren of weigeren. U kunt uw browser zo instellen dat u op de hoogte gebracht wordt wanneer er cookies geplaatst worden. Daarnaast kunt u het gebruik van cookies uitzetten in uw browser. Zie hiervoor de toelichting door de Consumentenbond op https://www.consumentenbond.nl/internet-privacy/cookies-verwijderen. U kunt over het instellen van uw cookie-voorkeuren ook informatie vinden via het ‘help’-menu van uw browser.
Wat doet de HVWV aan beveiliging haar bestanden?
De HVWV heeft zorgvuldige en passende maatregelen genomen om de systemen te beveiligen. Dit om ervoor te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot persoonlijke informatie of om ervoor te zorgen dat de persoonlijke informatie niet verloren gaat. Ook is onze website uitgevoerd met een geldig SSL-certificaat. (Zie: https://www.internettoday.nl/sslcertificaten/wetgeving).
N.B. Op de websites van de HVWV is een aantal links naar websites van andere organisaties te vinden. De HVWV draagt geen verantwoordelijkheid voor het gebruik van uw gegevens door die organisaties. Hierbij wordt aangeraden de privacyverklaring van de betreffende website te lezen.
Heeft u vragen, opmerkingen of klachten?
Heeft u vragen of opmerkingen over het privacybeleid van de HVWV, dan kunt u deze richten aan de Historische Vereniging Westelijk Voorne, Postbus 400, 3233 ZJ Oostvoorne of per e-mail (secretaris@hvwv.nl ).
Voor vragen en of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de HVWV kunt u terecht bij het bestuur van de vereniging, per brief of e-mail.
Wat te doen bij conflicten?
Verschilt u met het bestuur van de HVWV over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u zich richten tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie voor de contactgegevens op internet: Autoriteit Persoonsgegevens. Bezoekadres (alleen volgens afspraak): Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV Den Haag. Postadres: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.
Kan de HVWV de inhoud van de privacyverklaring wijzigen?
De HVWV behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De HVWV adviseert u daarom de privacyverklaring regelmatig te bekijken of er veranderingen zijn doorgevoerd.
Laatste update: 08-02-2023
Disclaimer
De inhoud van www.hvwv.nl is met de grootste zorg samengesteld, maar de HVWV kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die, direct of indirect, voortkomt door (het gebruik door leden en niet-leden van de HVWV van) de informatie die op onze website is te vinden.